Les avantages 
de la mise en place 
d'un process administratif efficace

Pourquoi et comment utiliser votre agenda ?

Cette question parait tellement simple et pourtant...

Dans celui-ci vous devrez noter tous vos rendez-vous professionnels mais aussi vos moments de détente, et vos moments réservés à votre entreprise (comptabilité, création de contenus, mailing...) :

• il vous sera nécessaire pour quantifier réellement le temps que vous prend chaque activité, tout en respectant vos moments pour vous ressourcer.
• sera l'allier de toutes vos notes, car outre les rendez-vous vous pourrez et devrez y inscrire les échéances de paiement (URSSAF, impôts etc...), les idées de ce que vous devez faire ou ne pas oublier... Tout sera ainsi centralisé au même endroit.

NB : utiliser un seul et même agenda vous évitera de plannifier plusieurs rdv sur la même plage horaire.

Maintenant que vous entrevoyez l'avantage de l'utilisation d'un agenda, il vous faut choisir entre l'agenda papier ou l'agenda numérique afin de déterminer celui qui est le plus adapté à votre besoin.

Les avantages et les inconvénients de l'agenda papier : 

De nos jours il semble désuet d'utiliser un agenda papier, pourtant près de 40% des gens le préfère encore à l'agenda numérique.

Certaines entreprises vous proposent même des agendas sur mesures, ou vous pouvez choisir les contenus à gérer ainsi que la mise en page de leurs sections . L'idéal minium est que celui-ci comporte : 

• des plages horaires dédiées avec détails,
• un planning mensuel pour y noter les dates clés,
• un semenier, avec dans la mesure du possible les numéros de semaines, 
• des plages de notes ou de to do list, 
• les jours fériés et vacances.

Il conviendra à tous ceux réticents à l'informatique et souvent à l'organisation quotidienne des structures de petite taille qui ont besoin de moins de fonctionnalités :

• il est très simple d'utilisation, ne nous oblige pas à un mode de saisie pré-défini, ni à en apprendre l'utilisation. 
• favorise par l'écriture la mémorisation de ce que nous inscrivons.
• nous sommes ainsi libres de le gérer comme bon nous semble : griffoner, imager, effacer, recommencer, ce qui développe notre créativité.
• ensuite tout comme votre cahier de notes, il sera votre meilleur allier pour y inscrire au fur et à mesure de la journée tout ce que vous devez faire : relancer untel, mettre à jour tel document, appeler tel client etc.
• pour ma part, j'aime aussi à y inscrire chaque jour une phrase "inspirante" pour me motiver, ou une citation qui me parle particulièrement.
• et surtout il n'est jamais en panne de batterie, ce qui n'est pas négligeable.

Mais comporte certaines limites à ne pas ignorer : 

• un agenda papier est vite encombrant, car pour qu'il soit efficace il faut prendre un format suffisament grand.
• il lui manque les options typiques du numérique comme les rappels, ou les invitations.​N
• je vous déconseille d'y consigner des données sensibles car celles-ci doivent être sécurisées.
• pas de mode de sauvegarde possible.

Les avantages et inconvénients de l'agenda électronique : 

Les smartphones, tablettes et pc nous incitent à utiliser leurs modules agendas electroniques, et bien que ceux-ci aient un côté mon personnels ils comportent de nombreux avantages et sont pour sur plus adaptés à la gestion des équipes en entreprise :

• ils sont en principe accessibles tout le temps car il est très rare que vous vous sépariez de votre téléphone.
• se synchroniquent entre tous vos appareils.
• ou encore affecter un rdv à quelqu'un, de l'inviter, et que ce rdv s'inscrive sur son agenda.
• offrent un mode de partage entre les postes de travail permettant d'organiser des rdv de groupe.
• offrent la possibilité de programmer des rdv répétitif et sur du long terme.
• offrent la possibilité d'utiliser des codes de couleurs pour différenciers vos rdv pro ou perso (privé),
• vous permet d'affecter des plages horaires automatiquement calculées, mais aussi un mode de rappel discret ou alarme.
• il est même possible de gérer plusieurs agendas en parallèle sur un même smartphone, tablette ou pc.
• il peut s'intégrer à d'autres applications pour vous apporter encore plus de potentiel.

Quelles en sont alors les limites ? : 

• cet agenda est moins personnel et nous enlève le plaisir du touché "papier" 
• un agenda numérique peut tomber en panne de batterie ou être inaccessible suite à un problème informatique réseau, ou à une panne de matériel.
• la vue sur téléphone est souvent plus étriquée, donc moins agréable visuellement.

Quels sont mes préférés ? 

Après avoir utilisé longtemps des agendas papier que j'affectionne tout particulièrement, je suis devenue une inconditionnelle des deux agendas suivants : 

• Gmail : très pratique pour son partage facilité et son installation sur les téléphones mais il comporte nettement moins de potenciel que son confrère ci-dessous.
• Outlook : de loin le plus utilisé en entreprise, pour sa gestion des rdv de groupe et toutes ces options avancées (attention outlook, tout comme accès, ne fait pas partie du pack office de base, il vous faut choisir le pack 365 par exemple)